Úspěch HR digitalizace závisí i na připravenosti uživatelů
3.6.2025 - DoporučujemeZajišťovna VIG Re vsadila na digitalizaci HR procesů a zvolila modulární systém SAP SuccessFactors. Proč padla volba právě na tento nástroj, jak probíhala implementace a jaké konkrétní přínosy firma zaznamenala? O své zkušenosti se podělila Pavlína Türková, Head of HR Operations, People Management ve společnosti VIG Re. V rozhovoru mimo jiné popisuje přínosy automatizace, důležitost kvalitního implementačního partnera, kterým byla společnost Success Solutions, i to, jaké ponaučení si z projektu odnesli a proč je důležitá technická zdatnost koncových uživatelů.
Můžete nám představit společnost VIG Re. Co vás přivedlo k rozhodnutí zavést HR systém SAP SuccessFactors?
VIG Re je přední zajišťovna ve střední Evropě, která si postupně buduje silnou pozici na trzích kontinentální Evropy a Asie. Jsme členem Vienna Insurance Group – největšího mezinárodního pojistného uskupení se sídlem v Rakousku, které pečuje o více než 32 milionů klientů ve 30 zemích.
Naším hlavním posláním je poskytování zajištění, tedy přebírání části pojistného rizika od jiných pojišťoven. Tím jim pomáháme rozkládat rizika, posilovat kapitálovou stabilitu a umožňujeme jim pokrýt i rozsáhlé nebo neobvyklé pojistné události. Jsme jim oporou právě ve chvílích, kdy to nejvíce potřebují.
Růst společnosti a důraz na efektivní, stabilní procesy nás vedly k rozhodnutí podpořit oblast řízení lidských zdrojů moderním digitálním řešením. SAP SuccessFactors jsme zvolili jako komplexní nástroj, který podporuje naši vizi digitalizace a profesionálního přístupu k zaměstnancům.
Jaké konkrétní výzvy nebo potřeby jste v oblasti HR řešili před implementací tohoto systému?
V původním SAP HR systému měla přístup k zaměstnaneckým údajům pouze HR oddělení. Manažeři neměli možnost si informace o svých podřízených jednoduše dohledat, a tak museli požádat HR o výstupy, například o aktuální mzdy či personální data – často ve formě tabulek v Excelu. Tento proces byl časově náročný a neefektivní pro všechny zúčastněné.
Implementací SAP SuccessFactors jsme manažerům umožnili přímý náhled na data týkající se jejich týmů. To výrazně snížilo počet ad hoc požadavků směrem k HR a zároveň uvolnilo kapacitu HR specialistům, kteří se nyní mohou více soustředit na strategické činnosti.
Významný přínos mělo i zavedení schvalovacích workflow. Místo neformální komunikace e-mailem či osobně je nyní vše digitálně evidované a dohledatelné – kdo požádal, co se mění, kdo schválil. To výrazně zvyšuje transparentnost i efektivitu. S rostoucím počtem zaměstnanců se vedení dat pomocí tabulek či e-mailů ukázalo jako neudržitelné. Implementace SAP SuccessFactors tak představovala klíčový krok k modernímu, digitalizovanému a efektivnímu řízení personálních procesů.
Proč jste si jako implementačního partnera vybrali právě společnost Success Solutions? Co u vás rozhodlo?
V rámci užšího výběrového řízení jsme zvažovali dva dodavatele. Rozhodujícím faktorem pro nás byla odborná způsobilost v oblasti systémových integrací. Naše situace je specifická – provozujeme společný SAP HR systém se společností Kooperativa, který ho zároveň spravuje. K němu je napojena řada dalších aplikací, které jsme potřebovali zachovat a propojit.
Naší prioritou proto bylo zajištění plynulé a spolehlivé integrace mezi SAP SuccessFactors a stávajícím SAP HR systémem. Společnost Success Solutions během výběrového řízení prokázala hluboké know-how a rozsáhlé zkušenosti s obdobnými projekty, což sehrálo klíčovou roli v našem rozhodnutí. Významnou roli měly i pozitivní reference od klientů Success Solutions, které nás přesvědčily, že jde o partnera, kterému můžeme důvěřovat.
Které moduly SAP SuccessFactors jste se rozhodli implementovat a proč právě tyto?
Na doporučení projektového manažera a na základě zkušeností Success Solutions jsme se rozhodli pokrýt počáteční fáze zaměstnaneckého cyklu – nábor, nástup a základní evidenci, tedy moduly Employee Central, Recruiting a Onboarding. Employee Central je základ celého systému – přináší centrální databázi zaměstnanců, na kterou lze navazovat další moduly. Tento přístup, někdy prý označovaný jako „svatá trojice“, nám umožnil vytvořit pevné a dobře propojené jádro celého HR systému, které lze postupně dále rozšiřovat.
Jak hodnotíte průběh samotné implementace – komunikaci, časový rámec a schopnost reagovat na změny či požadavky?
Implementace byla náročná především z pohledu kapacit. Neměli jsme vyčleněný projektový tým. Vše zajišťovali kolegové vedle své běžné agendy. S odstupem času bych rozhodně doporučila vyčlenit minimálně dva zaměstnance, kteří se projektu budou věnovat naplno.
Celý projekt trval přibližně rok. Jednou z největších výzev byla integrace dat, což je více technická než personální záležitost. Neměli jsme v týmu IT specialistu, který by se tomu věnoval naplno. Tuto roli nakonec převzala kolegyně z HR se zájmem o IT a s analytickými schopnostmi. I tak to ale bylo velmi náročné.
Během implementace jsme museli reagovat na nepředvídané situace, jako byly výpadky lidí kvůli nemoci nebo změny v týmu. Oceňuji ale, že jak náš interní tým, tak Success Solutions vždy dokázali pružně reagovat.
Jak byste popsala průběh spolupráce se Success Solutions během projektu – co na jejich přístupu oceňujete nejvíc?
Velmi si vážím odbornosti jejich integračního týmu i flexibility projektových manažerů. Společně jsme vždy dokázali najít cestu, která odpovídala našim potřebám a zároveň byla technicky proveditelná. Přístup Success Solutions byl partnerský, naslouchali nám, snažili se pochopit naše interní procesy a podle toho systém nastavili. Díky tomu se projekt podařilo úspěšně dotáhnout do konce.
Objevily se během implementace momenty, které vás překvapily nebo představovaly výzvu? Jak jste je zvládli?
Ano, výzev bylo několik – výpadky lidí, změny v projektovém týmu, ale i některé technické záležitosti, které se ukázaly složitější, než jsme čekali. Důležité bylo udržet motivaci týmu a dotáhnout projekt navzdory těmto komplikacím. Díky vzájemné podpoře a spolupráci se to nakonec podařilo.
Jaké konkrétní přínosy pro vaši organizaci zaznamenáváte po zavedení SAP SuccessFactors?
Hlavní přínosy vidíme v oblasti digitalizace a automatizace. Manažeři mají přístup k aktuálním datům, mohou si sami zadávat změnové požadavky a sledovat jejich schvalování. To dříve nebylo možné. Výrazně se zredukovala e-mailová komunikace i administrativní zátěž.
Všechny tři moduly jsou provázané, což zefektivnilo nábor i nástup nových zaměstnanců. V onboardingovém procesu se odbourala papírová agenda a ruční zadávání dat, vše probíhá digitálně a přenáší se automaticky do modulu Employee Central. Z pohledu HR je to obrovská úspora času a zvýšení kvality dat.
Které moduly nebo funkce systému se ukázaly jako nejpřínosnější pro vaše týmy?
Každý z modulů má své výhody. Employee Central je jádrem systému – poskytuje okamžitý přehled o zaměstnancích a podporuje každodenní práci manažerů. Onboarding výrazně zjednodušil nástup nových kolegů, všechno probíhá digitálně a automatizovaně. Recruitment je napojený na externí zdroje uchazečů a umožňuje jejich centralizovanou evidenci. Implementace všech tří modulů současně se ukázala jako výborné rozhodnutí – systém funguje jako jeden celek bez zbytečných duplicit a s maximální efektivitou.
Zaznamenali jste zlepšení v efektivitě, transparentnosti nebo uživatelském komfortu při řízení HR procesů?
Ano, jednoznačně. Transparentnost a digitalizace, zejména v onboardingu, výrazně zefektivnily HR procesy. Ale je důležité si uvědomit, že velkou roli hrají také koncoví uživatelé. Systém vyžaduje určitou míru digitální gramotnosti, aby ho uživatelé mohli plně a efektivně využívat. Pokud někdo není připraven pracovat s digitálními nástroji, může to být naopak komplikace. Proto je třeba věnovat pozornost i školení a podpoře uživatelů, nejen samotné technologii.
Jak byste zhodnotila celkovou spolupráci se společností Success Solutions, co byste vyzdvihla?
Spolupráce byla velmi profesionální. Oceňuji odborné znalosti týmu, vstřícný přístup konzultantů i snahu přizpůsobit systém našim konkrétním procesům. Vždy jsme dokázali najít společné řešení, které reflektovalo naše potřeby a zároveň bylo realistické z pohledu implementace. Celkově spolupráci hodnotím jako velmi přínosnou.
Doporučili byste Success Solutions jako implementačního partnera i dalším organizacím? Proč?
Rozhodně ano. Pokud hledáte partnera, který rozumí integraci dat například do SAP HR a má v tomto směru hluboké know-how, je Success Solutions tou správnou volbou. Právě jejich odborné znalosti a zkušenosti v oblasti integrací pro nás byly klíčové při výběru.
Tento rozhovor byl připraven ve spolupráci s firmou:
Další informace Vám rádi poskytneme prostřednictvím EduCity, prosíme kontaktujte p. Bartičku info@educity.cz nebo na tel. (+420) 731 169 890
Vytisknout rozhovor